ISO 9001 Tedarikçi Risk Analizi Nasıl Yapılır?

ISO 9001 Tedarikçi Risk Analizi Nasıl Yapılır? Tedarikçi risk analizi; işletmenin dışarıdan aldığı ürün, hizmet ve süreçlerin kalite hedefleri üzerindeki etkisini belirleyerek tedarikçileri sistematik biçimde değerlendirmesiyle yapılır. İşletme önce kritik satın alma kalemlerini tanımlar, ardından tedarikçileri kalite, teslimat, kapasite, süreklilik ve mevzuata uygunluk gibi ölçütlere göre puanlar. Elde edilen risk seviyesine göre tedarikçi seçimi, izleme sıklığı, kontrol yöntemi ve iyileştirme faaliyetleri planlanır.

ISO 9001, kuruluşların dışarıdan sağlanan ürün ve hizmetleri kontrol altında tutmasını bekler. Bu yaklaşım yalnızca tedarikçiden gelen ürünün teslim sırasında kontrol edilmesiyle sınırlı değildir. Tedarikçinin işletmenin ürün kalitesine, hizmet sürekliliğine, müşteri memnuniyetine ve operasyonel performansına etkisi bütünsel şekilde ele alınmalıdır.

Doğru kurulan bir tedarikçi risk analizi sistemi, satın alma kararlarını kişisel değerlendirmelerden çıkararak ölçülebilir verilere dayandırır. Böylece işletme hangi tedarikçinin daha yakından izlenmesi gerektiğini, hangi ürünlerde ek doğrulama uygulanacağını ve hangi risklere karşı alternatif kaynak oluşturulacağını daha net belirleyebilir.

ISO 9001 Kapsamında Tedarikçi Risk Analizinin Amacı

Tedarikçi risk analizinin temel amacı, dış kaynaklı uygunsuzlukların işletmenin süreçlerine ve müşterilerine ulaşmasını önlemektir. Üretimde kullanılan ham madde, dışarıdan alınan teknik hizmet, lojistik desteği, bakım faaliyeti veya yazılım hizmeti işletmenin sunduğu nihai çıktıyı doğrudan etkileyebilir.

Her tedarikçi aynı düzeyde risk oluşturmaz. Ofis malzemesi sağlayan bir firma ile ürün güvenliğini doğrudan etkileyen ham maddeyi sağlayan firma aynı değerlendirme yöntemiyle izlenmemelidir. Risk temelli yaklaşım, kontrol düzeyinin tedarikçinin süreç üzerindeki etkisine göre belirlenmesini sağlar.

Tedarikçi risk analizi şu hedefleri destekler:

• Uygun olmayan ürün ve hizmet girişini azaltmak
• Teslimat gecikmelerinin etkisini kontrol altına almak
• Kritik tedarikçilere olan bağımlılığı görmek
• Tedarikçi performansını ölçülebilir hale getirmek
• Satın alma süreçlerinde tutarlı kararlar almak
• Müşteri şartlarının ve teknik gerekliliklerin korunmasını sağlamak
• Alternatif tedarik planlarını geliştirmek
• Düzeltici faaliyetlerin etkinliğini takip etmek

ISO belgesi sürecinde işletmenin yalnızca bir tedarikçi listesine sahip olması yeterli görülmez. Kuruluşun tedarikçileri hangi kriterlerle seçtiğini, performansı nasıl izlediğini ve olumsuz sonuçlarda hangi adımları attığını gösterebilmesi gerekir.

Tedarikçi Risk Analizine Hazırlık

Risk analizi başlamadan önce işletmenin satın alma yapısını doğru şekilde tanımlaması gerekir. Hangi ürünlerin, hizmetlerin ve dış kaynaklı süreçlerin kalite yönetim sistemi üzerinde etkili olduğu belirlenmeden yapılan değerlendirmeler yüzeysel kalabilir.

Satın Alınan Ürün ve Hizmetlerin Sınıflandırılması

İlk aşamada dışarıdan sağlanan ürün ve hizmetler gruplandırılır. Bu sınıflandırma, tedarikçi değerlendirmesinde kullanılacak kontrol seviyesini belirlemeyi kolaylaştırır.

Örnek gruplar şunlardır:

• Ana ham maddeler
• Yardımcı malzemeler
• Ambalaj ürünleri
• Ölçüm ve test hizmetleri
• Bakım ve teknik servis hizmetleri
• Lojistik ve depolama hizmetleri
• Yazılım ve bilgi teknolojileri hizmetleri
• Dış kaynaklı üretim süreçleri
• Kalibrasyon, doğrulama veya muayene hizmetleri
• Müşteriye doğrudan ulaşan dış kaynaklı hizmetler

Sınıflandırma sırasında ürünün veya hizmetin nihai çıktı üzerindeki etkisi dikkate alınmalıdır. Kritik bir bileşenin uygun olmaması üretimin durmasına, müşteri şikâyetine veya ürünün yeniden işlenmesine yol açabilir. Daha düşük etkili bir sarf malzemesindeki gecikme ise operasyonu sınırlı ölçüde etkileyebilir.

Kritik Tedarikçilerin Belirlenmesi

Kritik tedarikçi, başarısızlığı işletmenin kalite hedeflerini, üretim sürekliliğini veya müşteri şartlarını önemli ölçüde etkileyen tedarikçidir. Kritikliği yalnızca satın alma tutarına göre belirlemek doğru değildir.

Bir tedarikçi aşağıdaki nedenlerle kritik kabul edilebilir:

• Ürünün temel bileşenlerinden birini sağlaması
• Alternatifinin kısa sürede bulunamaması
• Teknik yeterliliğinin özel uzmanlık gerektirmesi
• Ürün güvenliği veya yasal uygunluk üzerinde etkili olması
• Üretim hattının devamlılığı açısından vazgeçilmez olması
• Müşteriye doğrudan hizmet sunması
• Hatalı teslimatın yüksek maliyet oluşturması
• Uzun tedarik süresine sahip olması

Kritik tedarikçiler için daha ayrıntılı değerlendirme, daha sık performans izleme ve gerektiğinde ek doğrulama yöntemleri uygulanabilir.

ISO 9001 Tedarikçi Risk Analizi Kriterleri

Değerlendirme kriterleri işletmenin faaliyet alanına, satın aldığı ürünlere ve müşteri şartlarına göre belirlenmelidir. Her işletmeye aynı kriterleri uygulamak yerine sürece özel bir yapı kurulması daha sağlıklı sonuç verir.

Ürün ve Hizmet Kalitesi

Tedarikçinin sunduğu ürünün teknik şartlara uygunluğu en önemli değerlendirme alanlarından biridir. Gelen ürün kontrolleri, test sonuçları, uygunsuzluk kayıtları ve müşteri geri bildirimleri kalite performansını ölçmek için kullanılabilir.

Kalite değerlendirmesinde şu veriler dikkate alınabilir:

• Uygun teslimat oranı
• Hatalı ürün miktarı
• İade sayısı
• Yeniden işleme ihtiyacı
• Teknik şartnameye uyum
• Sertifika ve raporların doğruluğu
• Tekrarlayan uygunsuzluklar
• Düzeltici faaliyetlerin etkinliği

Tek bir hatanın ortaya çıkması her zaman yüksek risk anlamına gelmez. Hatanın etkisi, tekrar sıklığı ve tedarikçinin soruna verdiği tepki birlikte değerlendirilmelidir.

Teslimat Performansı

Kaliteli ürünün doğru zamanda teslim edilmemesi de işletme için önemli bir risktir. Gecikmeler üretim planını bozabilir, müşteri siparişlerinin zamanında tamamlanmasını engelleyebilir ve ek maliyet oluşturabilir.

Teslimat performansı değerlendirilirken planlanan tarih ile gerçekleşen teslimat tarihi karşılaştırılır. Kısmi teslimatlar, yanlış miktarlar, eksik sevkiyat belgeleri ve habersiz gecikmeler de kayıt altına alınmalıdır.

Teknik Yeterlilik

Tedarikçinin ürün veya hizmeti istenen teknik koşullarda sunabilecek bilgiye, ekipmana ve personele sahip olması gerekir. Özellikle özel üretim, test, bakım veya dış kaynaklı proseslerde teknik yeterlilik daha kritik hale gelir.

Teknik yeterlilik değerlendirmesinde üretim kapasitesi, kullanılan ekipmanlar, çalışan yetkinliği, kalite kontrol altyapısı ve teknik değişiklikleri yönetme becerisi incelenebilir.

Kapasite ve Süreklilik

Tedarikçi mevcut siparişleri karşılıyor olsa bile talep artışında yetersiz kalabilir. Bu nedenle yalnızca bugünkü performans değil, üretim kapasitesi ve süreklilik gücü de analiz edilmelidir.

Kapasite riskleri arasında şu durumlar bulunur:

• Tek üretim hattına bağımlılık
• Sınırlı personel kaynağı
• Yoğun dönemlerde gecikme yaşanması
• Ham madde temininde dışa bağımlılık
• Arıza halinde alternatif ekipmanın bulunmaması
• Çok sayıda müşteriye aynı anda hizmet verememe

Tedarikçinin iş sürekliliği planları hakkında bilgi alınması, özellikle kritik ürünlerde önemli bir kontrol yöntemi olabilir.

Ticari ve Finansal Riskler

Tedarikçinin ticari sürdürülebilirliği, uzun vadeli tedarik ilişkisini doğrudan etkiler. Sürekli fiyat değişikliği yapan, siparişleri kabul etmekte zorlanan veya operasyonel sorunları sıklaşan bir tedarikçi gelecekte süreklilik riski oluşturabilir.

Finansal analiz her işletmenin uzmanlık alanı olmayabilir. Buna rağmen ödeme koşullarındaki ani değişiklikler, devamlı kapasite kaybı, iletişim sorunları veya yüksek personel değişimi gibi göstergeler izlenebilir.

İletişim ve Problem Çözme Yeteneği

Tedarikçi performansını yalnızca hatasız teslimat oranıyla değerlendirmek eksik kalır. Sorun ortaya çıktığında tedarikçinin ne kadar hızlı ve etkili çözüm ürettiği de önemlidir.

İyi bir tedarikçi şu davranışları göstermelidir:

• Uygunsuzluk bildirimine zamanında yanıt vermek
• Sorunun temel nedenini araştırmak
• Geçici ve kalıcı önlemleri ayırmak
• Düzeltici faaliyeti planlanan sürede tamamlamak
• Benzer hataların tekrarını önlemek
• Süreç değişikliklerini önceden bildirmek

Zayıf iletişim, küçük bir sorunun üretim duruşuna veya müşteri şikâyetine dönüşmesine neden olabilir.

Risk Puanlama Yöntemi Nasıl Oluşturulur?

Tedarikçi risk analizinin anlaşılır ve uygulanabilir olması için puanlama sistemi kurulabilir. Puanlama, farklı tedarikçilerin ortak ölçütlerle karşılaştırılmasını sağlar.

Basit bir sistemde her risk kriterine 1 ile 5 arasında puan verilebilir:

• 1: Çok düşük risk
• 2: Düşük risk
• 3: Orta risk
• 4: Yüksek risk
• 5: Çok yüksek risk

Her kriterin işletme açısından önemi aynı olmayabilir. Bu nedenle kriterlere ağırlık verilebilir. Örneğin ürün kalitesi yüzde 30, teslimat performansı yüzde 25, teknik yeterlilik yüzde 20, kapasite yüzde 15 ve iletişim yüzde 10 ağırlığa sahip olabilir.

Ağırlıklar faaliyet alanına göre değiştirilmelidir. Ürün güvenliğinin kritik olduğu bir işletmede kalite ve teknik yeterlilik daha yüksek ağırlık taşıyabilir. Hızlı sevkiyatla çalışan bir dağıtım işletmesinde teslimat performansı daha belirleyici hale gelebilir.

Risk puanı hesaplanırken kriter puanı ile kriter ağırlığı çarpılır. Tüm sonuçlar toplandığında tedarikçinin toplam risk seviyesi elde edilir.

Örnek risk seviyeleri şu şekilde sınıflandırılabilir:

• Düşük riskli tedarikçi
• Orta riskli tedarikçi
• Yüksek riskli tedarikçi
• Kritik tedarikçi

Sınırlar işletme tarafından kendi süreçlerine göre belirlenmelidir. Hazır bir puanlama tablosunu doğrudan kullanmak yerine geçmiş tedarikçi verileri ve operasyonel ihtiyaçlar dikkate alınmalıdır.

Olasılık ve Etki Temelli Risk Analizi

Daha ayrıntılı bir yöntem isteyen işletmeler, risk puanını olasılık ve etki üzerinden hesaplayabilir. Bu yöntemde bir problemin gerçekleşme ihtimali ile gerçekleştiğinde oluşturacağı sonuç ayrı ayrı puanlanır.

Örneğin teslimat gecikmesi sık yaşanıyorsa olasılık puanı yüksek verilir. Gecikmenin üretimi durdurması halinde etki puanı da yüksek olur. İki puanın çarpılmasıyla risk seviyesi belirlenebilir.

Risk değeri şu mantıkla hesaplanabilir:

Risk puanı = Olasılık × Etki

Bazı işletmeler tespit edilebilirlik kriterini de sisteme ekler. Sorunun işletmeye ulaşmadan önce fark edilme ihtimali düşükse risk puanı artabilir.

Bu yaklaşım şu alanlarda kullanılabilir:

• Tedarikçinin kalite hatası oluşturma ihtimali
• Teslimat gecikmesi riski
• Kapasite yetersizliği
• Teknik değişikliklerin kontrolsüz yapılması
• Kritik belgelerin eksik gönderilmesi
• Tek kaynağa bağımlılık
• Lojistik kesinti riski
• Bilgi güvenliği veya veri kaybı riski

Analizin gereğinden fazla karmaşık hale getirilmemesi önemlidir. Çalışanların anlayamadığı ve güncellemediği bir risk tablosu, kalite yönetim sistemine gerçek katkı sağlamaz.

Tedarikçi Değerlendirme Formunda Bulunması Gereken Bilgiler

Tedarikçi değerlendirme formu, risk analizinin kayıt altına alınmasını sağlar. Formun kapsamı işletmenin büyüklüğüne ve satın alma süreçlerinin karmaşıklığına göre değişebilir.

Formda şu bilgiler bulunabilir:

• Tedarikçi adı ve iletişim bilgileri
• Sağlanan ürün veya hizmet
• Ürünün ya da hizmetin kritiklik seviyesi
• İlk değerlendirme tarihi
• Değerlendirme kriterleri
• Kriter ağırlıkları
• Alınan puanlar
• Toplam risk seviyesi
• Geçmiş uygunsuzluklar
• Teslimat performansı
• Düzeltici faaliyet durumu
• Uygulanacak kontrol yöntemi
• Yeniden değerlendirme tarihi
• Değerlendiren kişinin adı ve onayı

Form yalnızca puan vermek için kullanılmamalıdır. Puanın hangi veriye dayanarak verildiği açıklanmalı ve gerektiğinde destekleyici kayıtlarla ilişkilendirilmelidir.

Tedarikçilerin Risk Seviyesine Göre Kontrolü

Risk analizinin amacı tedarikçileri sınıflandırmakla sınırlı değildir. Her risk seviyesine uygun kontrol planı oluşturulmalıdır.

Düşük Riskli Tedarikçiler

Düşük riskli tedarikçiler, uzun süredir istikrarlı performans gösteren ve ürün kalitesi üzerinde sınırlı etkisi bulunan firmalar olabilir. Bu tedarikçiler standart kabul kontrolleri ve dönemsel performans değerlendirmeleriyle izlenebilir.

Kontrol sıklığı azaltılabilir ancak performans verileri tamamen bırakılmamalıdır. Tedarikçinin koşulları değiştiğinde risk seviyesi yeniden değerlendirilmelidir.

Orta Riskli Tedarikçiler

Orta riskli tedarikçiler için daha düzenli izleme uygulanabilir. Teslimat, uygunsuzluk ve iletişim performansı belirli aralıklarla gözden geçirilir. Gerekli durumlarda iyileştirme planı istenebilir.

Bu gruptaki tedarikçiler, performansları geliştiğinde düşük risk seviyesine indirilebilir. Tekrarlayan sorunlar görülürse yüksek risk grubuna alınabilir.

Yüksek Riskli Tedarikçiler

Yüksek riskli tedarikçiler için daha sıkı kontroller gerekir. Giriş kalite kontrollerinin artırılması, numune doğrulaması, ek belge talebi, daha sık performans toplantısı veya alternatif tedarikçi araştırması gündeme alınabilir.

Yüksek risk her zaman tedarikçiyle çalışmanın hemen durdurulması anlamına gelmez. İşletme riskin nedenini analiz etmeli ve uygulanabilir önlemleri belirlemelidir. Ancak ürün güvenliğini, müşteri şartlarını veya iş sürekliliğini ciddi biçimde tehdit eden durumlarda satın alma kararları yeniden gözden geçirilmelidir.

Yeni Tedarikçi Değerlendirmesi Nasıl Yapılır?

Yeni bir tedarikçiyle çalışmaya başlamadan önce ön değerlendirme yapılması, ileride ortaya çıkabilecek sorunları azaltır. Ön değerlendirme yalnızca fiyat teklifine göre karar vermeyi engeller.

Yeni tedarikçi değerlendirmesinde şu yöntemler kullanılabilir:

• Firma bilgi formu
• Teknik yeterlilik değerlendirmesi
• Referans ve geçmiş iş deneyimi incelemesi
• Ürün numunesi veya deneme siparişi
• Kapasite bilgisi
• Teslim süresi analizi
• Kalite kontrol yöntemlerinin incelenmesi
• İş sürekliliği yaklaşımının değerlendirilmesi
• Gerekli teknik kayıtların kontrolü

Tedarikçi, ön değerlendirme sonucunda onaylı, koşullu onaylı veya uygun bulunmayan tedarikçi olarak sınıflandırılabilir. Koşullu onay verilen tedarikçiler belirli süre daha yakından takip edilebilir.

Onaylı Tedarikçi Listesi Nasıl Yönetilir?

Onaylı tedarikçi listesi, işletmenin satın alma yapabileceği tedarikçileri gösteren kontrollü bir kayıttır. Listede yalnızca firma adı bulunması yerine tedarikçinin hangi ürün veya hizmet için onaylandığı belirtilmelidir.

Bir firma belirli bir ürün grubunda yeterli performans gösterirken farklı bir hizmet alanında aynı yeterliliğe sahip olmayabilir. Bu nedenle onay kapsamının açık yazılması gerekir.

Listede şu bilgiler yer alabilir:

• Tedarikçi adı
• Onay kapsamı
• Risk seviyesi
• Onay durumu
• Son değerlendirme tarihi
• Bir sonraki değerlendirme tarihi
• Koşullu onay bilgisi
• Satın alma kısıtlamaları

Liste güncel tutulmalı ve satın alma çalışanlarının erişebileceği şekilde yönetilmelidir. Onayı kaldırılan bir firmadan yanlışlıkla sipariş verilmesini önleyecek kontroller oluşturulmalıdır.

Tedarikçi Performansı Hangi Verilerle İzlenir?

Risk analizi tek seferlik bir çalışma değildir. Tedarikçi performansı düzenli verilerle izlenmeli ve risk seviyesi gerektiğinde güncellenmelidir.

Kullanılabilecek performans göstergeleri şunlardır:

• Zamanında teslimat oranı
• Uygun ürün teslim oranı
• İade sayısı
• Uygunsuzluk sayısı
• Tekrarlayan hata oranı
• Düzeltici faaliyet cevap süresi
• Eksik belge oranı
• Acil siparişlere yanıt süresi
• Fiyat ve sözleşme şartlarına uyum
• Teknik destek performansı
• İletişim hızı
• Müşteri şikâyetine etkisi

Veriler aylık, üç aylık, altı aylık veya işletmenin belirlediği başka dönemlerde analiz edilebilir. Değerlendirme sıklığı risk seviyesine göre farklılaştırılmalıdır.

Tedarikçi Uygunsuzluklarında İzlenecek Yol

Tedarikçiden kaynaklanan bir uygunsuzluk görüldüğünde ilk adım problemin etkisini kontrol altına almaktır. Uygun olmayan ürünler ayrılmalı, kullanımı engellenmeli ve üretim üzerindeki etkisi değerlendirilmelidir.

Ardından tedarikçiye açık ve ölçülebilir bir bildirim yapılmalıdır. Bildirimde ürün bilgisi, sipariş numarası, uygunsuzluk tanımı, tespit edilen miktar ve beklenen aksiyon yer alabilir.

Tekrarlayan veya yüksek etkili uygunsuzluklarda düzeltici faaliyet talep edilebilir. Tedarikçinin yalnızca hatalı ürünü değiştirmesi yeterli olmayabilir. Hatanın temel nedenini bulması ve tekrarını önleyecek önlemleri açıklaması gerekir.

Düzeltici faaliyetin etkinliği sonraki teslimatlarla izlenmelidir. Sorun devam ediyorsa risk puanı yükseltilmeli, kontrol yöntemi güçlendirilmeli veya alternatif tedarik seçenekleri değerlendirilmelidir.

Tek Tedarikçiye Bağımlılık Riski

Bir ürünün yalnızca tek tedarikçiden alınması, tedarikçinin performansı iyi olsa bile önemli bir süreklilik riski oluşturabilir. Üretim kesintisi, lojistik sorun, kapasite kaybı veya ticari anlaşmazlık işletmenin satın alma sürecini durdurabilir.

Tek kaynak kullanımının teknik veya ticari nedenleri bulunabilir. Böyle bir durumda işletme riski tamamen ortadan kaldıramasa da etkisini azaltacak planlar geliştirebilir.

Alınabilecek önlemler arasında şunlar yer alır:

• Alternatif tedarikçi araştırması yapmak
• Kritik stok seviyesi belirlemek
• Uzun vadeli sipariş planı oluşturmak
• Tedarikçi kapasitesini düzenli takip etmek
• Acil durum senaryoları hazırlamak
• Teknik olarak eşdeğer ürünleri değerlendirmek
• Kritik malzeme için güvenlik stoğu oluşturmak

Alternatif tedarikçinin yalnızca listede yer alması yeterli değildir. Gerektiğinde devreye alınabilecek teknik yeterliliğe ve güncel onaya sahip olması gerekir.

Tedarikçi Risk Analizi Ne Zaman Güncellenir?

Risk analizi yalnızca yıllık değerlendirme dönemlerinde güncellenmemelidir. Tedarikçinin performansını veya işletmenin ihtiyaçlarını etkileyen önemli bir değişiklik ortaya çıktığında analiz yeniden ele alınmalıdır.

Güncelleme gerektirebilecek durumlar şunlardır:

• Tekrarlayan kalite uygunsuzlukları
• Teslimat gecikmelerinin artması
• Yeni ürün veya hizmet alınmaya başlanması
• Teknik şartnamenin değişmesi
• Tedarikçinin üretim yerini değiştirmesi
• Kapasite sorunlarının ortaya çıkması
• Yeni müşteri şartlarının devreye girmesi
• Kritik personel veya ekipman değişikliği
• Tedarik zinciri kesintisi
• Şikâyet sayısında artış
• Tedarikçinin düzeltici faaliyetleri tamamlamaması

Değişikliklerin risk analizine yansıtılması, sistemin güncel ve işlevsel kalmasını sağlar.

ISO Danışmanlığı Tedarikçi Yönetimine Nasıl Katkı Sağlar?

ISO danışmanlığı, işletmenin tedarikçi değerlendirme sürecini faaliyet alanına uygun şekilde yapılandırmasına destek verir. Hazır formların doğrudan kullanılmasından ziyade satın alma sürecinin, kritik ürünlerin ve mevcut tedarikçi verilerinin analiz edilmesi gerekir.

Danışmanlık kapsamında tedarikçi seçim kriterleri, risk puanlama yöntemi, onaylı tedarikçi listesi, performans göstergeleri ve uygunsuzluk yönetimi birbiriyle uyumlu hale getirilebilir. Böylece oluşturulan sistem yalnızca doküman üzerinde kalmaz ve günlük satın alma faaliyetlerinde kullanılabilir.

ISO 9001 belgelendirme hazırlığında tedarikçi yönetimi, kalite yönetim sisteminin önemli uygulama alanlarından biridir. İşletmenin tedarikçi seçimini, izlemeyi ve yeniden değerlendirmeyi kayıtlarla gösterebilmesi beklenir. Denetim sürecinin tamamlanmasının ardından uygunluk değerlendirilir ve belgelendirme gerçekleştirilir.

Sıkça Sorulan Sorular

1. ISO 9001 tedarikçi risk analizi zorunlu mudur?

ISO 9001, dışarıdan sağlanan ürün, hizmet ve süreçlerin kontrol altında tutulmasını ister. Standart tek tip bir risk analizi formu tanımlamaz. İşletme, tedarikçilerin ürün ve hizmet kalitesi üzerindeki etkisini değerlendirerek uygun seçim, izleme ve yeniden değerlendirme yöntemlerini oluşturmalıdır.

2. Tüm tedarikçiler aynı kriterlerle mi değerlendirilir?

Tüm tedarikçilere aynı kontrol düzeyini uygulamak gerekli değildir. Değerlendirme kriterleri ortak olabilir ancak kriter ağırlıkları, izleme sıklığı ve kontrol yöntemleri tedarikçinin kritiklik seviyesine göre değişebilir. Kritik ham madde sağlayan bir firma ile düşük etkili sarf malzemesi sağlayan firma farklı risk seviyelerinde ele alınmalıdır.

3. Tedarikçi değerlendirmesi ne sıklıkla yapılmalıdır?

Değerlendirme sıklığı işletmenin belirlediği risk seviyesine göre planlanmalıdır. Yüksek riskli tedarikçiler daha sık, düşük riskli tedarikçiler daha geniş aralıklarla değerlendirilebilir. Performans düşüşü, teknik değişiklik veya tekrarlayan uygunsuzluk gibi durumlarda planlanan tarih beklenmeden yeniden değerlendirme yapılmalıdır.

4. Yüksek riskli tedarikçiyle çalışmaya devam edilebilir mi?

Yüksek riskli bir tedarikçiyle çalışmanın devam edip etmeyeceği riskin etkisine, alternatif kaynak durumuna ve alınabilecek kontrollere göre değerlendirilir. Ek giriş kontrolleri, daha sık izleme, düzeltici faaliyet talebi veya alternatif tedarik planı uygulanabilir. Kabul edilemez seviyedeki risklerde satın alma kararı yeniden gözden geçirilmelidir.

5. Tedarikçi risk analizi için hangi kayıtlar tutulmalıdır?

Tedarikçi bilgi formları, ilk değerlendirme kayıtları, onaylı tedarikçi listesi, performans puanları, teslimat verileri, uygunsuzluk kayıtları, düzeltici faaliyetler ve yeniden değerlendirme sonuçları tutulabilir. Kayıtların kapsamı işletmenin faaliyet alanına ve tedarikçinin kalite üzerindeki etkisine göre belirlenmelidir.