Herhangi bir kalite yönetim sistemi kurulurken izlenmesi gereken adımlar nelerdir?

Daha önce ilk bölümünü yazdığımız https://adlbelge.com/iso-9001-kalite-yonetim-sistemi-nasil-kurulur yazısına ek olarak aşağıda ki devam bilgilerini de Kalite Yönetim Sistemi Nasıl Kurulur kapsamında paylaşmayı uygun gördük. Burada yazılı olanlar ve https://adlbelge.com/dokumanlar sayfamızda yer alan dokümanlar aracılığıyla dilediğiniz kalite yönetim sistemini firmanızda kurabilirsiniz.

İlk Adım PROSEDÜRler

Öncelikle PROSEDÜRLER oluşturulur ancak bunun için ilk yapılması gereken işletme içerisindeki proseslerin (bölüm/departman/parça) tespit edilmesidir.

Proses Nedir?

Proses çoğumuzun DEPARTMAN/BÖLÜM olarak adlandırdığı küçük işletme parçacıklarıdır. Örnek vermek gerekirse İnsan Kaynakları Departmanı, Satın Alma Bölümü, Pazarlama ve Satış Departmanı, Kalite Kontrol, Üretim, Muhasebe çoğu şirkette bulunan örnek PROSESlerdir.

Prosedürler de prosedürün ait olduğu bölümün tam anlamıyla işleyişi anlatılır. Bu anlatım detaylı olmakla birlikte bölüm müdürlerini, müdür yardımcılarını ve bölüm şeflerini kapsamaktadır. Ayrıca Prosedürler
içerisinde ilgili bölüme ait ve kullanılmakta olan FORMların numaralarıda anlatım içerisinde yeri geldikçe belirtilir. Böylece bir prosedürü okuyan biri o bölümün tam olarak nasıl çalıştığını, hangi girdilere ve hangi çıktılara sahip olduğunu görebilmelidir. Aynı zamanda ilgili Departman sorumlularını yani yönetim şemasını da okuyabilmelidir. Bir PROSEDÜR okunduğunda okuyan kişi o PROSESi tam olarak kavrıyorsa Prosedür amacına ulaşmış demektir.

İkinci Adım TALİMAT Hazırlama

Prosedürlerden sonra gelen Kalite Yönetim Sistemi yapısı talimatlar olmaktadır. Talimatlar bir yönüyle PROSEDÜRlere benziyor olsada tam anlamıyla değildir. Talimat bir görevin gereği olan tüm hizmetlerin
gerektiği gibi yürütülmesini sağlamak aksaklıklara engel olmak amacıyla üst yönetim veya ilgili birim yönetimince hazırlanan, uzmanlık ve tecrübe içeren, o hizmete ilişkin düzen, yetki, sorumluluk ve çalışmaları kapsayan iş emirleridir. Bir üst makam Talimatlar aracılığıyla alt birimlere yapılacak iş veya sorumlulukların herhangi bir yönüyle ilgili olarak görüşleri bildiren yazılı kurallardır.

Çok bilinen talimatlara örnek vermek gerekirse, depolama talimatı, “A” makinesi kullanım talimatı, el yıkama talimatı, usta başı görev talimatı, kontol talimatı, yangın talimatı, yedekleme talimatı, değerlendirme talimatı...

Örneğin üretimde kimyasal kullanımı talimatı aşağıda yazılı şartlarda yapılacaktır anlamı taşır. Böyle yapsak olmaz mı? Olmaz. Talimatta ne yazıyorsa o uygulanmalıdır. Aksi durumda sorumluluk alınmış
olacaktır. Çünkü talimatlar tecrübe ve bilgi ile harmanlanmış direktifler doğrultusunda oluşturulur. Denenmiş, tecrübe edilmiş ve uygun olan en iyi sonuç TALİMAT aracılığıyla ilgili birimlere iletilmiştir.

Talimatlar çoğunlukla 1 sayfadan daha uzun olmazlar. Ancak detayşı ve uzun bir talimat gereken bir konuda talimat yerine PROSEDÜR oluşturmak daha faydalı olacaktır. Talimatları, departmanların yani proseslerin içerisinde yer alan daha küçük kuralların yönetimi olarak da ele alabiliriz.

Üçüncü Adım Listeler

Aslında kalite yönetim sistemleri dairesel bir yapı üzerinde çalıştığından Listeler ve Planlar bu listenin sonunda yer alırlar denilemez. Her doküman yeri geldiğinde hazırlanarak ilerlenir. Standartın maddeleri sırasıyla işlenir ve kurulurken tüm prosedür, talimat, liste, planlama, denetim yapısı her madde için ayrı ayrı oluşturularak ilerlenir. Ancak bu konunun basit anlaşılması için öncelikle bu yapı ve arasında ki bağlantıların iyi anlaşılması gerekmektedir. Bu nedenle bu yazıda belli bir sırayla konular açıklanmaktadır.

Her kalite dokümanı üzerinde TLMT-01, FRM-002 gibi özel numaralar görürsünüz. Bu numaralar neye göre ve nasıl verilir sorusunun cevabı listelerdir. Çoğu işletmede yer alan listeler;

Prosedür listesi, talimat listesi, makine listesi, form listesi, denetim listesi, personel listesi gibi listeler kullanılır.

Örneğin prosedür listemiz oluşturduğumuz PROSEDÜRlerin listelendiği tek sayfalık dokümandır. Biz kalite yönetim sistemi zorunlu yapılarından olan doküman hazırlama prosedürün de nasıl açıkladıysak o şekilde prosedürlere bir kod ve numara vererek listemizi meydana getirmiş oluruz. KOD: Örneğin Prosedürler için PRSDR, PR, PRS gibi, veya TALİMATLAR için TLMT, TL, TMT gibi. Yanında birde o dokümana özel bir numara ile listemele işlemine başlanmış olur.

ÖRNEK 1

PR. 01 => Üretim Prosedürü
PR. 02 => Satın Alma Prosedürü

ÖRNEK 2

TL. 01 => Depolama Talimatı
TL. 02 => Genel Müdür Görev Talimatı

Not: Talimatlar yönerge talimatlar, makine kullanım talimatları, personel görev ve yetki talimatları olarak 3 ayrı liste halinde düzenlenirse farklı proseslere ait bilgiler birbirine karışmadan daha akıcı bir kalite yönetim sistemi ortaya çıkacaktır. Daha intizamlı ve düzenli bir yönetim sistemi sağlanmış olacaktır.

İşte bu şekilde hazırladığımız listelerde elde edilen numaralar ilgili her doküman üzerinde yer alacak doküman kod ve numarası olarak yer alacaktır. Bunun dışında ilgili bir doküman üzerinde o dokümanın İLK oluşturulma tarihi ve ileride bir değişiklik yapıldıysa yapıldığı tarin ve revizyon numarasıda yer alır.

Bu türden daha sonra değiştirilen üzerinde ekleme çıkarma yapılan dökümanlar "Doküman Revizyon Takip Listesi" aracılığıyla takip edilir ve numaralandırılmış olurlar.

Dördüncü Adım Planlar

Planlama yapmak tüm işlerimizi önceden planlayarak takip etmek, şu ne zamandı, şunu ne zamandır yapacaktık bir fırsat bulamadık türünden karmaşaları önleyerek işletmeler de çok büyük kazanımlara neden olurlar. Yıllık gözden geçirme toplantı planları, üretim planları, satın alma planları, eğitim planları, bakım onarım planları, genel temizlik planları, depo sayım planları yılda bir kez hazırlanarak zamanı geldikçe yıl içerisinde işletilecektir.

Depo sayım talimatı içeriside => ...yılda en az 1-2 kez depo sayımı yapılacaktır. Bu sayım plan listelerinden yer alan pln.01 depo sayım planında belirtilen tarihlerde yapılır...
...dedikten sonra Talimat => Liste => Plan döngüsü sanıyorum anlaşılmış olacaktır.

Düzeltici ve Önleyici Faaliyetler

Düzeltmek bir sorun oluştuğunda o sorunu gidermek, önlemek ise aynı sorunu tekrar etmemesi için veya mümkünse hiç olmadan önce gerekli tedbirlerin alınmasını ifade eder.

Mutlaka hatalar, aksamalar meydana gelecektir. Bunlara hazırlıklı olmak doğru işletme içi planlamayı zorunlu kılar. Tüm hazırlıkları yaptık fakat aksama olduysa kısaca DÖF olarak adlandırılan ve dokümanlar sayfamızda bolca örneğini görebileceğiniz DÖF yani Düzeltici ve Önleyici Faaliyet formlarından faydalanılır.

Bunun için elbette öncelikle;

Düzeltici ve Önleyici Faaliyet Prosedürü,
Düzeltici Faaliyet Talimatı, (Prosedür de açıklandıysa ayrıca gerek yok)
Önleyici Faaliyet Talimatı, (Prosedür de açıklandıysa ayrıca gerek yok)
DÖF Listesi (açılmış veya açılacak DÖF formlarının numaralarıyla buraya kaydedip takip ediyoruz),
 ... Dokümanlarına ihtiyacımız olacaktır.
 
 Bir DÖF açıldığında sorun çözülüp işlem tamamlanıncaya kadar o DÖF formu işlemde kalır. Kalıcı olarak dosyalanıp kaldırılmaz. Her açılan DÖF ilgili bölüm sorumlusuna mutlaka iletilir.