Adl Belge Belgelendirme Danışmanlık ve Eğitim Firması
  • Adl Belge Danışmanlık ve Eğitim Hizmetleri
  • 0541 678 36 19 - 0216 390 22 32
  • info@adlbelge.com
Adl belgelendirme danışmanlık
CE Belgesi [medikal] Nedir Nasıl Alınır?  
ISO 13485 Sertifikası Nedir Nasıl Alınır?  
ISO 27001 Belgesi Nedir Nasıl Alınır?  
ISO 45001 Belgesi Nedir Nasıl Alınır?  

Prosedür ve Talimat Nedir Farkları Nelerdir?

Öncelikle konuyu daha net anlatabilmek amacıyla tek tek prosedür ve talimat nedir bunlara değinerek başlayalım.

Prosedür Nedir?

Sözlük tanımı olarak prosedür "bir işte uyulması, tutulması gereken yol ve yöntemlerin tümü" olarak tanımlanıyor. ISO evreninde ise bu daha çok kurum veya kuruluşların yaptıkları işleri proses düzeyinde yapılan işlerin tüm detaylarını (yol, yöntem, sorumluluk, formlar) adım adım anlatan yazılı dokümante edilmiş bilgidir. Yeni revizyonlar ile birlikte adı artık prosedür olamk zorunda değil. Örneğin insan kaynakları prosedürü yerine insan kaynakları yol ve yöntemleri, insan kaynakları işletim kılavuzu gibi isimleride verebiliyoruz.

Şimdi bir diğer açıdan bakalım. Prosedür aslında bizim kendi standartımızı yazılı bilgiye çevirmemizdir. Bizim üretim metotlarımız, yol ve yöntemlerimizi yazarak aslında kendi üretim standartımızı oluşturuyoruz. Bu biraz yemeği göz kararı yapıp bir tutup bir tutmayan yöntem ile, tamı tamına bir yemeğin gramajlı ve süreli adım adım tarifinin oluşturulup her pişirmede aynı kalitede yemeği elde etmemize de benziyor denebilir.

Bakın burada çıktı eğer tarif yoksa, tarifi olmayan biçimde göz kararı yapıyorsak çıktı kalitesi sabit olmuyor yani bir standartı olmayan bir çıktı, her üretimde her an değişebilir ve sonucu kestirilemeyen bir neticeye gidiyor.

Ama bilimsel bir yemek tarifinin hatalı olması ise çok zor. Şimdi bu yaptığımız yiyeceği yıllarca yaptıysak göz kararı yazılıymış gibi kesinleşmeye başlayabilir. Ancak bunu farklı yerlerde farklı kişilere ürettirmek istersek nasıl yapacağız?

İşte burada devreye prosedür giriyor. Kimin neyi, ne zaman, nerede, nasıl yapacağı, olası riskleri ve fırsatları baştan planlarsak, bu durumda çıktımız artık neredeyse hep aynıya yakın kalitede olacaktır. Dolayısıyla artık ürettiğimiz ürüne ait kesin sayılabiliecek bir yol ve yöntemlerden oluşan yazılı bir tarifimiz yani prosedürümüz var demektir.

İnsan kaynakları prosedürü, firmanızın tüm insan kaynakları adımlarının nasıl yapıldığını açıklayan dokümandır. Üretim prosedürü üretimin her adımını (satın alma, satın alınan ham maddelerin istediğimiz çıktıyı verecek niteliklerde olmasının sağlanması için kalite kontrolü, üretim aşamalarındaki çeşitli sıcaklık, ph, nem vb ölçümleri gibi) detaylı açıklamaktadır.

Prosedürde ilgili prosesin beklenen çıktısı belirlenir. Bitmiş ürüne ait özellikler nihai ürün kılavuzunda belirlenmiştir. Buradan geriye doğru bu özelliklere sahip ürünü nasıl elde edeceğimizi proses belirlemektedir.

Burada önemli olan prosedür ile yapılan işin birbiriyle tutarlı olmasıdır. Yani prosedürde ne yazıyorsa, gerçekte yapılan o olmalıdır. Arada fark var ise bu durumda prosedürün güncellenmesi (revizyon ve değişim yönetimi) gerekmektedir. Prosedürde olması beklenen değil gerçekte olan yazılı değilse bu ciddi bir hata (majör uygunsuzluk) olacaktır.

Talimat Nedir?

Talimat denildiğinde her ne kadar ortaya askeri bir sözlük anlamı olan "görevin gerektirdiği türlü hizmetlerin gereğince yürütülmesi için komutanlık, başkanlık ya da daire başkanlıklarınca verilen, o hizmete ilişkin düzen, ilke ve sorumlulukları kapsayan buyrukların ortak adı" şeklinde bir tanım ortaya çıkıyor.

Aslında bu tanım ISO kalite dokümanlarındaki talimat tanımından çok uzak sayılmaz.

Prosedürden farklı olarak talimat gerçekte yapılması istenen şartların yazılı olduğu kalite dokümanıdır. Talimat "bu işi bu şekilde yap" demektir. Makineyi bu şekilde çalıştır, böyle kontrol et şu şekilde kapa gibi.

Yapılacak bir işin adım adım anlaşılması ve yapılmasını buyuran yazılı bilgilere talimat diyoruz. Talimat herkesin anlayabileceği yapıda açık, net ve anlaşılır olmak zorundadır.

Prosedürün anlaşılması belli bir bilgiye sahip olmayı gerektirebilirken talimat çoğu zaman herkesin anlayabileceği şekilde çoğunlukla BİR sayfalık bir yapılacaklar listesinin adım adım talime edilmesidir.

Fotokopi makinesi kullanım talimatı, elektrikle güvenli çalışma talimatı.

Burada dikkat edilirse örneğin elektrikle güvenli çalışma prosedürü olsaydı bu daha çok teknik bilgilerin yer aldığı bir dokümante edilmiş bilgi olabilirken, talimat elektrikle çalışabilecek her çalışana dikkat etmesi gereken ve içeriğinde teknik bilgilerden ziyade teknik bilgileri doğrulayan adımlara sahip dokümanlardır.

Elektrik çarpmaması için "kauçuk ayakkabı giy" ifadesi bir talimata ait iken eğer bu bir prosedür olsaydı "kauçuk ayakkabının sahip olması gereken minimum teknik özellikleri" gibi özelliklere de yer verilmesi gerekecekti.

Talimatı okuyan bir çalışan ne yapması gerektiğini görür. Kauçuk ayakkabının hangi özelliklere sahip olduğunu bilmesi gerekmez. Ancak satın alma yapacak yetkin personelin neden kauçuk ayakkabı satın alması gerektiğini ve hangi kriterlere sahip kauçuk ayakkabı alacağını bilmelidir.

Emniyet kemerini tak ifadesi örneğin. Emniyet kemerinin sahip olması gerek bağlantılar, taşıma ağırlığı, dayanıklı materyalden üretilmesi satın alma prosedüründe yer alabilir. Ancak talimatta sadece emniyet kemerinin takılması talep edilmektedir.

Bu talimatlar teknik bilgi içeremezler anlamına gelmez. Ancak aradaki farkı bir çizgi daha netleştirebilmektedir.

Prosedür ile Talimat Arasındaki Farklar Nelerdir?

Prosedürler bir işin NASIL, NEDEN, NE ZAMAN, KİM TARAFINDAN ve NEREDE yapıldığını detaylı, tüm yol, yöntem ve yönleriyle açıklayan daha uzun sayılabilecek kalite dokümanlarıdır. Trafik ışıklarını benzetirsek YEŞİL, SARI ve KIRMIZI tüm adımları neden sonuç ilişkisiyle açıklarlar.

Talimatlar NE yapılması gerektiğine daha çok odaklanıp çoğunlukla emir kipide olmaları ve uyulması gereken kuralları listeleyen KIRMIZI ışıklardır.

Talimatlar bir yapılacaklar ve yapılmayacaklar listesidir. Prosedürler ise yapılanlar, yapılmakta olanlar listesidir.

Prosedür ve talimat arasındaki farkları anlamak için bir kaç prosedür ve talimat örneğini Adldestek.com web sitemizden incelemenizi öneririm. Konu daha anlaşılır olacaktır.