Prosedür ve Talimat arasındaki fark nedir?

Prosedür ve talimat birbirine genel manada çok benzediğinden zaman zaman kafa karıştırabilmektedir. ISO Kalite yönetim sistemlerinin hazırlanması sırasında karışıklığı önlemek için prosedür ve talimatı birbirinden ayıran farkları örneklerle açıklamaya çalıştık.

Prosedür, bir kuruluşu meydana getiren daha küçük ve her birinin farklı bir kuruluş gibi girdisi ve çıktısı bulunan kuruluş departmanlarıdır. Departman, bölüm ve kalite terminolojisinde PROSES olarak adlandırılır. İnsan kaynakları departmanı, üretim departmanı, satın alma departmanı gibi. Departman olarak ayrılabilen bu işletme proseslerinin her birini o bölümün ne iş yaptığını, sorumluluk ve yetkilerinin kimde olduğunu, en başından sonuna tüm çalışma adımlarını, bu departmanda kullanılan tüm formları (dokümanların tamamını) gösteren kalite kılavuzu niteliğinde ki dokümana PROSEDÜR adı verilir. Prosedürler detaylı anlatım içermektedirler.

Talimatlarsa, bu küçük departmanlar içerisinde neyin nasıl yapılacağını emir dili gibi anlatımla ifade eden, hangi işin nasıl yapılacağını ve yapılması istenen şeylerin yazıldığı TALİMAT 'lardır.

Örneklemek gerekirse:

İnsan Kaynaları Prosedürü (Tüm insan kaynaklarını departmanının nasıl işlediğini, ana yapısını, kaynaklarını, girdi ve çıktılarını, yapılacak ve yapılan tüm işlemlerin adımlarını içerek kalite dokümanıdır.)

- İşe alım talimatı (İnsan kaynakları prosesi içinde neyin nasıl yapıldığının anlatan dokümanlardır.)

- İşten çıkarma talimatı (İnsan kaynakları prosesi içinde neyin nasıl yapıldığının anlatan dokümanlardır.)

- Personel izin kullanım talimatı (İnsan kaynakları prosesi içinde neyin nasıl yapıldığının anlatan dokümanlardır.)