Denetlenen Değil Denetleyen Firma Olun
Tedarikçi denetimi ISO 9001 gibi kalite yönetim sistemlerinde başarılı bir alt yapı oluşturmanın önemli kurallarından biridir. Satın aldığınız ürün ve hizmetlerin kalitesi sizin ürettiğiniz ürün ve hizmetlerin kalitesinin belirleyicisidir. Kaliteli ham hamadde, zamanında sağlanan tedarik aynı hizmeti kendi müşterilerinize de sunabilmenizi sağlayacaktır.
Önce İç Denetim Otokontrol
Kendi işlerinizi nasıl denetliyorsunuz? İşler istediğiniz gibi ilerliyor mu? Müşteri şikayetlerini değerlendiriyor musunuz? Müşteri geri bildirimleri doğrultusunda çalışma şeklinizi revize edin. Bir iç denetim planı oluşturun. Bu denetimleri yapacak personelinizi denetçi ekibi listesi hazırlayın.
Denetimleri çok abartmaya gerek yok. Yılda en az 2 en fazla 6 denetim fazla olmasın. Her denetim sonrasında elde edilen sonuçları raporlayın. Böylece her yeni dönemde değiştirmeniz gereken eski tecrübelerinizi takip edebilirsiniz. Bu çalışmaya ISO 9001 sözlüğünde “İç Denetim” denir.
Neler yaptık?
Önce iç denetimin nasıl yapılacağını anlattığımız bir İç Tetkik Prosedürü oluşturduk.
Daha sonra yıllık iç tetkik planlarımızı hazırladık.
Denetçi ekibini belirledik
Yapılan denetimleri raporladık.
Tedarikçilerinizi Denetleyin
İç denetimler tamam. Şimdi sıra kaliteyi yükseltmek için tedarikçilerimizi denetleyeceğiz. Bunun için önce bir tedarikçi listesi oluşturun. Hangi firmalardan hangi hizmet ve ürünleri satın aldığınızı gösteren bir tedarikçi listesi oluşturun. Bu liste onaysız tedarikçi listemiz.
Tedarikçi değerlendirme prosedürünüzü yazın. Satın aldığınız ürün/hizmetlerden beklentilerinizi yazın. Hangi kalitede ürün ve hizmet talep ediyorsunuz? Satın alma, ödeme kriterleriniz neler? Teslimat hızları sizi tatmin ediyor mu? İstenmeyen (uygun olmayan) ürün ve hizmetler karşısında neler yapacaksınız? Bunların tamamını Satın Alma şartlarınızı belirlediğiniz satın alma prosedürü ve tedarikçilerden beklentinizi açıklayan tedarikçi değerlendirme prosedürü içerisinde açıkladınız.
Tedarikçilerinizi yerinde denetleyin. Bu denetimleri planlayın. Tedarikçilerinize işyerlerini görmek istediğinizi belirtin. Yerinde denetimde puanlamak istediğiniz kriterleri belirleyin. Denetimi kaç kişi yapacak ve kimler olacak ve nasıl yapacaklar bunları da açıklayın.
Tedarikçi değerlendirme denetimlerinde sorulacak soru veya kontrol edilecek hususları bir soru listesine çevirip check list oluşturun.
Denetçileriniz denetimde bu check listeleri doldurup puanlasınlar. Şimdi denetimler tamamladın. Elinizde tedarikçilerinize ait tüm belge veriler bulunuyor. Bunları tüm tedarikçileriniz için bir puan sistemine dönüştürüp puan verin.
Tedarikçi denetim puanlama nasıl yapılacak kaç puana ulaşamayan firmalar elenecek bunları tedarikçi değerlendirme talimatıyla açıklayın. Puanlara göre yeni bir liste hazırlayın. İşte bu yeni hazırladığınız liste “Onaylı Tedarikçi Listesi” olacaktır.